Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt nicht nur für Unternehmen sondern auch für Gemeinden und Kommunen. Gerade diesen fällt die Umsetzung teilweise sehr schwer, wie eine Befragung aller Baden-Württembergischen Gemeinden gezeigt hat. Der Baden-Württembergische Datenschutzbeauftragte hat nun eine Broschüre herausgegeben, um Gemeinden den Umgang mit der DSGVO zu erleichtern.

Gemeinden wünschen – und benötigen mehr Unterstützung bei der datenschutzrechtlichen Bewertung von Sachverhalten.

Die Broschüre soll den Gemeinden eine klare und gut verständliche Orientierung vermitteln, was es zu beachten gilt, wenn sie als verantwortliche Stellen personenbezogene Daten verarbeiten.

Neben den Kommunen soll die Broschüre auch Bürgerinnen und Bürgern, die von einer Verarbeitung ihrer Daten durch die Gemeinden betroffen sind, helfen.

Verantwortlicher

Die Broschüre klärt u.a. wer überhaupt Verantwortlicher bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist. In den allermeisten Fällen ist dies die Gemeinde als Gebietskörperschaft, vertreten durch den Bürgermeister/ die Bürgermeisterin. Doch gibt es auch Ausnahmen wie z.B. im Fall von kommunalen Stiftungen oder einer GmbH.

Auch wird erläutert, wann die DS-GVO zur Anwendung kommt und wann spezialgesetzliche Vorschriften Vorrang genießen. Anschaulich wird auf mögliche Rechtsgrundlagen eingegangen, denn jede Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf einer Rechtsgrundlage (Rechtmäßigkeitsprinzip). Die Broschüre geht auf die Rechtsgrundlagen Einwilligung, Vertrag, rechtliche Verpflichtung, Schutz lebenswichtiger Interessen, öffentliche Gewalt (zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt), Wahrung berechtigter Interessen, ein.

Prüfschema zur Rechtmäßigkeit

Hilfreich dürfte das angebotene Prüfschema zur Rechtmäßigkeit einer Datenverarbeitung sein.

  1. Vorprüfung: Ist der Anwendungsbereich nach Art. 2 DS-GVO eröffnet? Liegt ein personenbezogenes Datum vor?
  2. In welcher Form liegt eine Verarbeitung personenbezogener Daten vor (Erheben, Offenlegen, Veröffentlichen, …)?
  3. Welches Datum wird verarbeitet (Name, Religionszugehörigkeit, Beruf, …)? Wird ein sensibles Datum nach Art. 9 DS-GVO verarbeitet?
  4. Welcher gesetzliche Rechtsgrund aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 (lit. b bis f) DS-GVO ist einschlägig? Müssen ggf. die Voraussetzungen des Art. 9 DS-GVO zusätzlich beachtet werden?
  5. Bei Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c und e DS-GVO: Was ist die ausfüllende/ ergänzende nationale Norm? (§ 4 LDSG oder besondere Rechtsvorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten)
  6. Ist die Erforderlichkeit beim gesetzlichen Rechtsgrund gegeben?
  7. Wenn nein: Prüfung, ob Einwilligung eingeholt werden kann. Dabei ist zu beachten, dass nicht alle Sachverhalte einwilligungsfähig sind.
  8. Wenn ein einwilligungsfähiger Sachverhalt vorliegt, Einwilligung als Rechtsgrundlage einholen.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Ein weiterer großer Block beschäftigt sich mit dem Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten. Denn jede Gemeinde, unabhängig von ihrer Größe, muss ein solches Verzeichnis führen.

Betroffenenrechte

Auch die Bürgerinnen und Bürger werden in der Broschüre nicht vergessen. Die Rechte der Betroffenen werden sehr strukturiert dargestellt. Die Kommunen erhalten Tipps, wie sie bei Anträgen und Beschwerden Betroffener vorgehen können.

Abschließend gibt die Broschüre wertvolle Tipps für die Gestaltung des Internetauftritts von Kommunen.

Die Broschüre des Baden-Württembergischen Datenschutzbeauftragten steht hier zum Download bereit.

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