Das Daten-1×1 im Vermietungsprozess

Bereits 2018 veröffentlichte die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK) eine „Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressent*innen“ und gab Vermieter*innen in diesem Rahmen wertvolle datenschutzrechtliche Tipps für die Erhebung der Daten von Mietinteressent*innen zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Vermietungsprozess (wir berichteten).

Nun hat die DSK sechs Jahre später am 24. Januar 2024 eine aktualisierte Version dieser Orientierungshilfe veröffentlicht. So viel sei bereits jetzt verraten: Sehr viel hat sich nicht geändert – vereinzelt gibt es redaktionelle Anpassungen; aber auch neue und weiter ausgeführte Themen sowie einen Musterfragebogen zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressent*innen, die sog. „Mieterselbstauskunft“, in der Anlage der Orientierungshilfe.

Im Folgenden sollen die wesentlichen Änderungen aufgegriffen werden.

Angaben zum Vormietverhältnis

Unter diesem Punkt in der Orientierungshilfe (vgl. Seite 7 f.) wurden einerseits Ausführungen zur weiteren Einholung von Nachweisen über die Bonität von den Mietinteressent*innen gestrichen, wie bspw. die Vorlage von Quittungen über geleistete Mietzahlungen an Vorvermieter*innen. Die Abfrage solcher Nachweise dürfte somit nicht mehr zulässig sein.

Andererseits gibt es in der neuen Version eine konkretisierende Anpassung und zusätzliche thematische Ausführungen zu vergangenen und möglichen zukünftigen Pflichtverletzungen während eines Mietverhältnisses.

So stellt die neue Version darauf ab, dass Fragen nach erheblichen Pflichtverletzungen, die eine Kündigung rechtfertigen, nur begrenzt zulässig seien und Pflichtverletzungen als erheblich gelten, wenn sie auch noch in Zukunft zu erwarten seien. Diese Version hat die bloße Pflichtverletzung somit sprachlich zu einer erheblichen Pflichtverletzung konkretisiert und den Begriff der Erheblichkeit erläutert – auch wenn es inhaltlich zur vormaligen Version keinen großen Unterschied gibt.

Neue Ausführungen gibt es hier auch insofern, als dass den Mietinteressent*innen die Möglichkeit gegeben werden soll, „[…] Gründe vorzutragen, weshalb eine gleichartige Pflichtverletzung im neuen Mietverhältnis nicht zu erwarten ist […]“, für welche Fragen die Erheblichkeitsschwelle gilt oder wann die Erheblichkeitsschwelle überschritten ist.

Es findet ein Verweis auf zulässige Fragen in der Anlage der Orientierungshilfe statt.

Neu: Löschung der Daten von Mietinteressent*innen

Im neuen und letzten Abschnitt der Orientierungshilfe (vgl. Seite 9 f.) wird darauf eingegangen, …

wann die personenbezogenen Daten der Mietinteressent*innen zu löschen sind:

• Ein Mietvertrag wurde nicht abgeschlossen. Der Verarbeitungszweck (Prüfung, ob ein Vertrag abgeschlossen werden soll) ist entfallen, Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO.
• Daten, die Makler*innen erhoben und verarbeitet haben und nicht mehr erforderlich sind, weil der Mietvertrag mit anderen Mietinteressent*innen zustande gekommen ist.
• Daten, die für die Durchführung des Mietvertrags nicht erforderlich sind.

in welchen Fällen Daten länger gespeichert werden können:

• Löschung nach spätestens sechs Monaten für Fälle nach § 21 AGG (Beseitigungsanspruch einer Benachteiligung), soweit eine Geltendmachung weiterer Ansprüche nicht mehr zu erwarten ist.
• Bei Einwilligung in eine längere Speicherung der Kontaktdaten zum Zweck der Information über freiwerdende Wohnungen oder bei sonstiger Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO.

und wann eine weitere Speicherung unzulässig ist:

• Das Führen von „schwarzen Listen“, die Daten von „auffälligen“ Mietinteressent*innen enthalten.

Musterfragebogen

Die Orientierungshilfe geht auf die verschiedenen Zeitpunkte in einem Vermietungsprozess und die Zulässigkeit der dort jeweils zu erhebenden Daten der Mietinteressent*innen ein: Besichtigungstermin, vorvertragliche Phase und Entscheidung. Diese Aufteilung dient auch als Grundlage für den neu als Anlage beigefügten Musterfragebogen zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressent*innen.

Der Fragebogen soll lediglich als Leitfaden dienen und auf den vorliegenden Zeitpunkt im Vermietungsprozess und das jeweilige Mietverhältnis durch die Vermieter*innen angepasst werden. Die Aufteilung in unterschiedliche Zeitpunkte im Vermietungsprozess der Orientierungshilfe findet sich daher auch im Musterfragebogen wieder und gibt den Vermieter*innen eine entsprechende Hilfestellung.

Ebenfalls enthält der Musterfragebogen Hinweise für die Mietinteressent*innen, was beim Ausfüllen des Fragebogens und Bereitstellen von Unterlagen beachtet werden sollte.

Folgende Daten werden bspw. abgefragt:

• Zum Besichtigungstermin dürfen nur allgemeine Kontaktdaten abgefragt werden.
• Beim Anmietungsinteresse der Mietinteressent*innen hingegen werden u. a. die Anzahl einziehender Personen, das Nettoeinkommen, ein ggf. laufendes Insolvenzverfahren oder Räumungstitel in den letzten fünf Jahren abgefragt.
• Unter Entscheidung der Vermieter*innen für zukünftige Mieter*innen werden die Mietinteressent*innen zunächst darauf hingewiesen, dass die folgenden Angaben oder Unterlagen erst gemacht bzw. vorgelegt werden sollten, wenn der Abschluss des Mietvertrags unmittelbar bevorsteht. Im Folgenden werden u. a. Nachweise zum Monatseinkommen sowie über die wirtschaftliche Bonität eingefordert und eine mögliche Pflichtverletzung im letzten Mietverhältnis (Mietrückstände innerhalb von weniger oder mehr als zwei Monaten) abgefragt. Darüber hinaus erhalten die Mietinteressent*innen hier die Möglichkeit, Gründe vorzutragen, wieso etwaige Pflichtverletzungen zukünftig nicht zu erwarten sind.

Fazit

Die Orientierungshilfe zu aktualisieren war – nach sechs Jahren – sicher keine schlechte Idee und es wurden einige hilfreiche Informationen ergänzt.

Insbesondere ist positiv zu bewerten, dass nun auch Hinweise zur Löschung der personenbezogenen Daten, die während eines Vermietungsprozesses gesammelt werden, in der aktuellen Orientierungshilfe enthalten sind, um dem einen oder der anderen möglicherweise bestehende Unsicherheiten zu nehmen.

Der Musterfragebogen sollte darüber hinaus auch als ein solcher behandelt und die von der DSK direkt am Anfang der Anlage gegebenen Hinweise von den Vermieter*innen zur Kenntnis genommen und umgesetzt werden.

Insbesondere gilt für das Ausfüllen eines solchen Fragebogens durch die Mietinteressent*innen: Unzulässige Fragen müssen grundsätzlich nicht beantwortet werden. Hier könnte der Druck für die Mietinteressent*innen jedoch ggf. doch zu hoch sein, wenn zu befürchten ist, Vermieter*innen entscheiden sich eher für andere Bewerber*innen, die bereitwillig alle Daten über sich zur Verfügung stellen.

Für diesen Fall wäre es für die Mietinteressent*innen aber immerhin unschädlich, bei unzulässigen Fragen wahrheitswidrige Antworten zu geben. Vermieter*innen haben dementsprechend nichts gewonnen, wenn sie solche Frage stellen.