In Zeiten, in denen Online-Telefonie immer wichtiger wird, sind die Anbieter solcher Systeme bestrebt, die Qualität stets zu verbessern und die Funktionen der Systeme immer weiter zu entwickeln. In diesem Rahmen ist auch die Möglichkeit der Gesprächstranskription in Zoom und Co. aufgetaucht. Hierbei haben die Teilnehmer des Telefonats die Option, das gesamte Gespräch Wort für Wort mitschreiben zu lassen (Transkription).
Was auf den ersten Blick sehr praktisch erscheint, stellt Unternehmen aber vor datenschutzrechtliche Hürden. Generell gilt, dass Gesprächsaufzeichnungen an sich einwilligungsbedürftig sind (wir berichteten hier und hier).
Nun stellt sich die Frage, ob auch eine Transkription des gesprochenen Wortes als Gesprächsaufzeichnung gilt, und deshalb ebenfalls einwilligungsbedürftig ist. Daneben gilt es zudem § 201 StGB („Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes“) zu beachten.
Ob und wieweit hier das StGB anwendbar ist, kann leider nicht abschließend bewertet werden, da es sich dabei nicht um eine datenschutzrechtliche Frage handelt. Grundsätzlich richtet sich § 201 StGB aber an die unberechtigte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes einer anderen Person auf einen Tonträger. Ob bei einer Transkription der Tatbestand von § 201 StGB vollumfänglich erfüllt wird, ist fraglich, da bei einer Transkription gerade keine Aufnahme auf einem Tonträger erfolgt. Je nach eingesetzter Technik, könnte aber zumindest eine Zwischenspeicherung erfolgen, die dann wiederum den Anwendungsbereich des § 201 StGB eröffnen könnte.
Aussage der sächsischen Datenschutzbehörde zu Gesprächsaufzeichnungen
Aus datenschutzrechtlicher Sicht stellt sich weiterhin die Frage, ob eine Transkription demselben Schutz unterliegt wie eine Tonaufnahme und deshalb einwilligungsbedürftig ist.
Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte trifft zu Gesprächsaufzeichnungen in ihrem Tätigkeitsbericht für 2022 die folgende Aussage:
„Festzustellen ist zunächst, dass eine solche Gesprächsaufzeichnung keinesfalls auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gestützt werden kann. Dagegen spricht zum einen, dass eine Gesprächsaufzeichnung schon nicht erforderlich ist, denn die Qualitätssicherung des Telefonats kann auch durch andere Möglichkeiten erreicht werden kann, zum Beispiel durch eine freiwillige Beantwortung von Fragen mit „Ja“ und „Nein“ im Anschluss an das Gespräch. Darüber hinaus stehen aber auch gewichtige Interessen der anrufenden Personen einer Aufzeichnung entgegen, denn hier geht es um die Gewährleistung der Vertraulichkeit des nichtöffentlich gesprochenen Wortes.“ (S. 99 f.)
Beschäftigt man sich hierbei mit dem Hintergrundgedanken der Aufsichtsbehörde, so wird klar, dass es insbesondere um den Schutz des gesprochenen Wortes an sich geht. Auch bei der Transkription wird das gesprochene Wort gespeichert, wenn auch nicht die Stimme der Person. Sieht man hier die Aussage der Aufsichtsbehörde, dass es um die Vertraulichkeit des Wortes an sich geht, ist aber auch das Transkript des gesprochenen Wortes von einer Einwilligungspflicht umfasst.
Beschluss der Datenschutzkonferenz (DSK) zur Aufzeichnung von Telefongesprächen
Gleiches lässt sich vermuten, wenn man sich den Beschluss der DSK aus dem Jahr 2018 zur Aufzeichnung von Telefongesprächen durchliest. Die DSK geht „in aller Regel“ ebenfalls von einer Einwilligung zur Aufzeichnung von Telefonaten aus und erwähnt sogar explizit, dass „diese Einwilligung […] nicht die biometrische Auswertung [umfasst].“ Demnach ist die Einwilligung deshalb explizit nicht aufgrund der Verarbeitung der Stimme erforderlich – welche ein biometrisches Datum darstellt. Vielmehr sieht die DSK vor, dass für die Auswertung der Stimme eine gesonderte Einwilligung erforderlich wäre.
Fazit
Mit Blick auf die Aussage der Aufsichtsbehörde bzw. den Beschluss der DSK kommt man nicht umhin, das gesprochene Wort an sich als schützenswert anzusehen. Somit kann die Verarbeitung und Speicherung des gesprochenen Wortes an sich nur rechtssicher mit einer Einwilligung erfolgen. Im Einzelfall können sich ggf. auch berechtigte Interessen ergeben, welche aber stets individuell zu prüfen sind, wobei aber das Risiko einer Beanstandung bestehen bleibt und weiterhin § 201 StGB zu beachten ist.
Dabei ist zu beachten, dass die Einwilligungen sämtliche Personen umfassen müssen, also sowohl die der eigenen Mitarbeiter, als auch die von externen Personen. Es ist diesbezüglich darauf hinzuweisen, dass Einwilligungen im Beschäftigungsverhältnis aber grds. schwierig auszugestalten sind, da es oft an der erforderlichen Freiwilligkeit fehlt. Die Einwilligung dürfte allerdings dann freiwillig sein, wenn der Mitarbeiter eine Wahl bzgl. des Einsatzes der Transkription hat und einen echten Mehrwert daraus generieren kann. Soweit bei der eingesetzten Transkriptionstechnologie daneben noch eine KI zum Einsatz kommt, könnte zudem – je nach Anwendungsfall – eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich sein, wie bspw. auch beim Einsatz der Microsoft KI „Copilot“ (wir berichteten).