Informationen über Beschäftigte in der Probezeit

Kaum ist der Arbeitsvertrag unterschrieben, müssen sich viele Mitarbeiter zusätzlich noch innerhalb der Probezeit beweisen. Doch was versteht man unter der Probezeit? Wie das Wort schon vermuten lässt, ist es eine Zeit auf Probe. Sozusagen ein Schnupperkurs für Beschäftigte und Arbeitgeber, um festzustellen ob man zu einander passt. Die Probezeit ist folglich eine Erweiterung des Einstellungsprozesses, um zu ermitteln, ob ein neuer Mitarbeiter bezüglich seiner Leistung, seiner Fähigkeiten und Kompetenzen sowie dem allgemeinen Verhalten gegenüber Kollegen, für die Stelle geeignet ist.

Doch was tun, wenn der Arbeitgeber in die Bewertung nicht nur fachliche Kompetenzen und Einschätzungen einfließen lässt, sondern auch auf private Gespräche, Ansichten oder sogar auf Gesundheitsdaten der Beschäftigten zurückgreift, um das Beschäftigungsverhältnis nach der Probezeit kündigen zu können? Diese Frage löste eine neue Diskussion bezüglich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis aus, welche in diesem Beitrag näher beleuchtet wird.

Ausgangslage

Auslöser für diese Diskussion war jüngst ein Bußgeldbescheid von insgesamt 215.000 Euro, der von der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit gegen ein Unternehmen verhängt wurde. Dieses sammelte unzulässigerweise in einer tabellarischen Liste unter anderem sensible Informationen über den Gesundheitszustand einzelner Beschäftigter oder deren Interessen, um begründen zu können, welche Beschäftigten in der Probezeit gekündigt werden sollen.

Verarbeitung von Beschäftigtendaten

Sofern personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden sollen, bedarf es einer Rechtsgrundlage. Ansonsten ist die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten unzulässig. Dies gilt auch für alle personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung innerhalb eines Beschäftigungsverhältnisses ist Art. 6 Abs.1 S.1 lit. b) DSGVO (bzw. Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs.1 S.1 BDSG). Demnach dürfen Daten von Mitarbeitern nur verarbeitet werden, wenn diese für die Entscheidung über die Begründung oder für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Im vorliegenden Fall wurden aber nicht nur Daten von Beschäftigten verarbeitet, welche tatsächlich für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich waren, sondern auch Daten über deren Gesundheitszustand, private Aktivitäten oder auch Äußerungen. Diese Daten waren gerade nicht Gegenstand des Arbeitsverhältnisses.

Vor allem kritisch zu betrachten ist die Verarbeitung von besonders sensiblen Daten nach Art. 9 DSGVO. Im vorliegenden Fall handelt es sich vor allem um Gesundheitsdaten. Die Verarbeitung sensibler Daten ist nach dem Wortlaut des Gesetzes grundsätzlich zu unterlassen (vgl. Art. 9 Abs. 1 DSGVO), es sei denn, einer der in Art. 9 Abs. 2 DSGVO genannten Ausnahmetatbestände erlaubt dies. Bezugnehmend auf den oben dargelegten Fall, kann davon ausgegangen werden, dass die Beschäftigten weder in die Verarbeitung ihrer sensiblen Daten eingewilligt haben (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO) – da die Weiterverarbeitung der Aussagen den Beschäftigten selbst gar nicht bekannt war – noch, dass die Verarbeitung dieser erforderlich war, um Pflichten aus anderen gesetzlichen Bestimmungen zu wahren (Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG).

Die bloße Begründung, man habe diese Liste geführt, um zu beweisen, dass eine flexible Schichteinteilung mit Hilfe der Aussagen der Beschäftigten nicht möglich wäre, ist unzureichend und erfüllt folglich nicht die oben beschriebenen Voraussetzungen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb eines Arbeitsverhältnisses gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b) DSGVO (bzw. Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs.1 S.1 BDSG) bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG. Deshalb war nach Ansicht der Berliner Datenschutzbeauftragten die Datenverarbeitung in keiner Weise rechtmäßig.

Fazit

Abschließend ist festzuhalten, dass Arbeitgeber durchaus personenbezogene Daten von Beschäftigen verarbeiten dürfen, um Überlegungen anstellen zu können, in wie weit Beschäftigte nach der Probezeit weiter beschäftigt werden können. Das ist gerade Sinn und Zweck der Probezeit. Im Rahmen der Datenverarbeitung sollte aber stets darauf geachtet werden, dass diese Rückschlüsse in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis stehen. Gespräche über private Themen oder auch persönliche Informationen, die vielleicht der Beschäftigte selbst dem Arbeitgeber mitteilt, da er sich ihm anvertrauen möchte, sind zur Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses nicht zwingend erforderlich und sollten daher auch nicht gegen den Beschäftigten verwendet werden. Somit ergibt sich, dass eine Verarbeitung von höchstpersönlichen Informationen eines Beschäftigten immer einer Einzelprüfung unterzogen werden sollte, um festzustellen, ob die Verarbeitung für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich und angemessen ist. Eine pauschale Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist stets zu vermeiden.