Wenn Beschäftigte kündigen bzw. ein Unternehmen verlassen, bestehen nicht nur organisatorische Herausforderungen, sondern es stellen sich auch die datenschutzrechtlichen Fragen: Was passiert eigentlich mit den Fotos der ausgeschiedenen Mitarbeiter:innen? Sind diese von der Webseite zu entfernen bzw. vom Fileserver zu löschen? Oder gilt die Foto-Einwilligung weiterhin?

Rechtliche Grundlage für Fotos

Grundsätzlich sollten Fotos von Beschäftigen, insbesondere wenn diese hierauf eindeutig zu erkennen sind und die Bilder für Werbung oder die Außendarstellung genutzt werden, auf Basis der Einwilligung oder eines eigenen Vertrags (Model Release Vertrag) verarbeitet werden. Die Einwilligung sollte aus Gründen der Rechenschaftspflicht und der Transparenz schriftlich erteilt und die Dokumente in der Personalabteilung abgelegt werden. Mithin sind die Datenschutzhinweise (gem. Art. 13 DSGVO) beizufügen.

Die Dokumente können generell im Onboarding oder anlassbezogen gesondert ausgeteilt werden – je nach Situation und Ausmaß der beabsichtigten Datenverarbeitung.

Anforderungen und Folgen der Einwilligung

Sofern eine Einwilligung genutzt wird, ist diese freiwillig zu erteilen und allgemein jederzeit widerrufbar (Art. 7 Abs. 3 S. 1 DSGVO). Nach dem Wortlaut der DSGVO muss der „Widerruf der Einwilligung [..] so einfach wie die Erteilung der Einwilligung sein“ (Art. 7 Abs. 3 S. 4 DSGVO).

Die Einwilligung gilt aber zunächst solange bis zum Widerruf als Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, d.h. die Herstellung, Veröffentlichung und weitere Verarbeitung ist bis zum Zeitpunkt des Widerrufs im Rahmen des geregelten Zwecks rechtmäßig. Also gilt sie im Zweifel ewig –  oder müssen weitere Aspekte berücksichtigt werden, wie der zeitliche Abstand zur Unterschrift oder vor allem das Ausscheiden der Person aus dem Unternehmen? Denn spätestens dann arbeitet die Person nicht mehr in der Firma und kann diese eigentlich auch nicht mehr aktiv nach außen hin vertreten oder bewerben.

Auslegungssache

Hier lässt sich nun diskutieren: Ist die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, gleich von welcher Seite diese angestrebt wird, als ein konkludenter Widerruf der Einwilligung zu deuten? Oder bleibt die zuvor einmal schriftlich, freiwillig erteilte Zustimmung in die Datenverarbeitung hiervon unberührt?

Zunächst sollte hierbei der Zweck der Datenverarbeitung einbezogen werden: Präsentiert sich der (ehemalige) Beschäftigte z. B. auf den Fotos offen als Mitarbeiter des Unternehmens (z. B. als Ansprechpartner für interessierte Personen/Bewerber:innen etc.), ist der Zweck der Datenverarbeitung erloschen, wenn er aus dem Beschäftigungsverhältnis ausscheidet. Etwas anderes kann z. B. bei einer werblichen Nutzung gelten, wenn die Veröffentlichung des Fotos nicht an den Status als Mitarbeiter gekoppelt ist.

Bei dieser Bewertung wird auch die Art und Weise der Beendigung maßgeblich sein. Eine einvernehmliche Trennung oder der Ruhestand mit weiterhin gutem Kontakt untereinander wird anders zu berücksichtigen sein, als die Situation einer außerordentlichen Kündigung oder gar einer arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzung.

Droht hingegen ein Rechtsstreit mit (ehemaligen) Mitarbeiter:innen, sind auch weitere Forderungen dieser wie ein Schadensersatz denkbar. So hat beispielswiese das LAG Baden-Württemberg (Urteil vom 27. Juli 2023, Az.: 3 Sa 33/22) einen Arbeitgeber zur Zahlung eines Schadensersatzes in Höhe von 10.000 Euro an den Kläger (ehemaliger Arbeitnehmer) wegen der „unautorisierten Verwendung ihn betreffenden Bildmaterials in Video- und Fotoaufnahmen“ verurteilt:

Das Gericht stellte hierzu fest:

„Auch wenn der Kläger im Zeitpunkt des Anfertigens des Bildmaterials hiermit und mit der Verwertung des Bildmaterials zu Werbezwecken für die Beklagte einverstanden war, so bedeutet dies nicht, dass dieses Einverständnis über den Zeitpunkt seines Ausscheidens bei der Beklagten hinaus fortbestand, zumal der Kläger in unmittelbarem zeitlichen Anschluss in vergleichbarer Position bei einem Wettbewerber tätig wurde. Vielmehr hätte die Beklagte sämtliche Bildnisse des Klägers von sich aus spätestens im Zeitpunkt des Ausscheidens des Klägers aus ihren Werbemedien entfernen müssen (vgl. ArbG Neuruppin 14. Dezember 2021 – 2 Ca 554/21 – ZD 2022, 396). Dies hat die Beklagte jedoch nicht getan, sondern in der Folgezeit ein das Persönlichkeitsrecht des Klägers in erheblichem Maße beeinträchtigendes Verhalten an den Tag gelegt.“

Und in einem anderen Fall sprach das LAG Schleswig-Holstein einem ehemaligen Beschäftigten ein Schmerzensgeld in Höhe von 2.000 Euro zu, weil dieser in einem Werbevideo auf YouTube kurz nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zu sehen war (wir berichteten).

D.h. nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen liegt die Vermutung nahe, dass die Zustimmung der weiteren/fortlaufenden Verarbeitung nicht mehr aufzunehmen sein dürfte.

Um sich diesen Ärger zu ersparen, sollte entweder direkt bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses über die weitere Verarbeitung der Fotos bzw. Videos gesprochen und eine Einigung gefunden oder idealerweise ein richtiger Prozess hierzu im Offboarding etabliert werden. Außerdem könnte der Umgang mit den Fotos auch direkt in der Einwilligung geregelt werden, indem zum Beispiel klarstellend aufgenommen wird, wie mit einer Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses umgegangen wird (z. B. weitere Verarbeitung der Fotos bis zum Widerruf oder Einräumung einer Karenzzeit von 3 Monaten).

Über dies kann generell überlegt werden, ob mit zeitlichem Abstand und aus Gründen der Rechtssicherheit eine Abfrage bzw. Bestätigung der Einwilligung, beispielsweise im 2-Jahres-Rhythmus vorteilhaft wäre. Oftmals überholt die Unternehmen hier sowieso die Realität, indem ständig neue oder bessere Fotos angefertigt und ältere Bilder ausgetauscht werden. Hier gilt es aber zu bedenken, dass alle erteilten Einwilligungen zu dokumentieren und vorzuhalten sind.

Löschpflicht?

Diese Deutung des Widerrufs wird flankiert durch das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), wonach die betroffene Person vom Verantwortlichen die Löschung der sie betreffenden Daten verlangen kann, wenn beispielsweise der Zweck entfallen ist (Art. 17 Abs. 1. lit. a) DSGVO) oder aber der bereits besprochene Fall des Widerrufs der Einwilligung vorliegt (Art. 17 Abs. 1 lit. b) DSGVO). Dasselbe Ergebnis wäre anzunehmen, wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet werden (Art. 17 Abs. 1 lit. d) DSGVO). Vor diesem Hintergrund würde in der Regel die Pflicht zur Löschung der Fotos bestehen, wenn die Einwilligung widerrufen worden oder aber quasi der Zweck der Verarbeitung entfallen ist.

Im Hinblick auf den Zweckfortfall muss dann allerdings geprüft und entschieden werden, für welchen Zweck die Fotos verarbeitet werden und ob dieser Zweck tatsächlich nicht mehr erfüllt wird (siehe oben). Bezieht sich die Datenverarbeitung auf die Veröffentlichung bzw. Verwendung der Fotos für „Ansprechpersonen“ oder auf einer „Kontakt-Seite“, z.B. im Vertrieb oder als Kontaktstelle für Fragen zum Bewerbungsmanagement, wäre dieser Zweck nach Ausscheiden aus dem Unternehmen eindeutig entfallen – somit läge die Löschung nahe. Wurden Fotos oder Videos für eine Image-Broschüre/einen Image-Film oder für die Darstellung von Arbeitsplätzen in der Firma angefertigt und verarbeitet, ist nach Beendigung der Tätigkeit noch nicht zwangsläufig von dem Erlöschen des Zwecks auszugehen. Ganz im Gegenteil: Hier könnte sogar argumentiert werden, dass der Flyer oder der teure Werbefilm gut ankommt und weiterhin in dieser Ausgestaltung genutzt werden soll.

Fazit

Es bietet sich an, auch dieses Thema entweder direkt in der Einwilligung oder in einem Offboarding-Prozess zu regeln und sicherzustellen, dass im Zweifel die Fotos der betroffenen Person auf der Webseite und bei zukünftigen Druckwerken gelöscht werden. Als ein Ausweg bietet sich hingegen der Abschluss eines sog. „Model-Release“-Vertrages an, in welchem die Dauer der Verwendung (und auch eine gewisse Bezahlung im Gegenzug) geregelt werden können, so dass auch weiterhin eine Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung und weitere Nutzung des Fotos gegeben ist.

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