Schwangerschaft und Geburt: Was darf der Arbeitgeber (wissen)?

Über diese Frage haben sich bestimmt schon viele Schwangere Gedanken gemacht.

Dieser Blogbeitrag soll einen kurzen Überblick darüber verschaffen, was hinsichtlich der Themen Schwangerschaft und Geburt im Arbeitsverhältnis datenschutzrechtlich erlaubt ist und was hierbei beachtet werden sollte.

Muss der Arbeitgeber über die Schwangerschaft informiert werden?

Nach § 15 Abs. 1 MuSchG besteht zumindest keine Mitteilungspflicht der Schwangeren. Dies ergibt sich bereits aus dem Wortlaut: „Eine schwangere Frau soll ihrem Arbeitgeber ihre Schwangerschaft und den voraussichtlichen Tag der Entbindung mitteilen.“

Die Betonung liegt hier auf dem Wort „soll“, was so ausgelegt werden kann, dass die Schwangere dem Arbeitgeber ihre Schwangerschaft zwar nicht offenbaren muss, eine Mitteilung aber zu empfehlen ist. Der Arbeitgeber sollte also rechtzeitig über die Schwangerschaft informiert werden, damit das Mutterschutzgesetz auch greifen kann. Nur so kann der Arbeitgeber seinen Pflichten aus dem Gesetz nachkommen und die Rechte der werdenden Mutter können ihre Wirkung entfalten. Ohne Kenntnis des Arbeitgebers über die Schwangerschaft ist dies für beide Seiten unmöglich.

Unterbleibt eine Mitteilung kann der Arbeitgeber beispielsweise keine Sorge dafür tragen, dass die Mutter und das ungeborene Kind keinen Gefahren durch eine zu hohe Arbeitsbelastung und Gefahrenbereichen ausgesetzt sind.

Führt die Schwangere eine Schlüsselposition an ihrem Arbeitsplatz aus und hat der Arbeitgeber aufgrund Unkenntnis der Schwangerschaft und des Entbindungstermins keine Zeit eine geeignete Vertretung zu finden und einzuarbeiten, macht sich die werdende Mutter unter Umständen ihrem Arbeitgeber gegenüber schadenersatzpflichtig.

Vorlage des Mutterpasses?

Doch wie könnte die Schwangerschaft in der Personalakte vermerkt werden? Was ist aus datenschutzrechtlicher Sicht zulässig?

Wir verneinten bereits vor etwas längerer Zeit in unseren Beträgen (hier und hier) die Frage, ob der Arbeitgeber eine Kopie des Mutterpasses verlangen kann. Dies gilt weiterhin aus den folgenden Gründen:

Der Mutterpass enthält neben den gesundheitlichen Daten des Babys ebenfalls Daten über den aktuellen als auch bisherigen Gesundheitszustand der Mutter. Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist gem. Art 9 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich verboten. Zwar bietet Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO die Einwilligung in die Datenverarbeitung als Rechtsgrundlage an, allerdings kann die Freiwilligkeit einer Einwilligung im Arbeitsverhältnis regelmäßig nicht angenommen werden (wir berichteten).

§ 15 Abs. 2 MuSchG betont ebenfalls: „Auf Verlangen des Arbeitgebers soll eine schwangere Frau als Nachweis über ihre Schwangerschaft ein ärztliches Zeugnis oder das Zeugnis einer Hebamme oder eines Entbindungspflegers vorlegen.“ Aus dem jeweiligen Zeugnis soll der voraussichtliche Tag der Entbindung hervorgehen.

Aus dieser Formulierung ergibt sich ebenso, dass keine Herausgabepflicht der Schwangeren besteht. Aber auch die Vorlage eines Zeugnisses über die Schwangerschaft sowie der vermerkte Entbindungstermin sind für den Arbeitgeber eine Bestätigung des mitgeteilten Gesundheitszustands der Mutter und helfen ihm zur Einhaltung seiner Pflichten aus dem Mutterschutzgesetz.

Geburtsurkunden in der Personalakte abheften oder speichern?

In diesem Zusammenhang soll auch die Frage geklärt werden, ob der Arbeitgeber die Geburtsurkunden der Kinder in der Personalakte abheften oder abspeichern (elektronische Personalakte) kann.

Zum einen könnte es wichtig sein, die Geburtsurkunde vorzulegen, um einen Antrag auf Elternzeit zu stellen oder um Kinderkrankentage nehmen zu können. Hier ergibt es Sinn, dass der Arbeitgeber ein Interesse daran hat, nur denjenigen Beschäftigten zu ermöglichen, Elternzeit und Kinderkrankentage zu nehmen, die auch nachweislich Kinder haben.

Für die Elternzeit kann das Vorlegen der Geburtsurkunde deshalb hilfreich sein, da ein Anspruch auf Elternzeit im Fall des Vaters erst mit Geburt des Kindes beginnt und bei der Mutter Elternzeit frühestens im Anschluss an den Mutterschutz möglich ist. Grundsätzlich stehen jedem Elternteil bis zu drei Jahre Elternzeit pro Kind zu. Wobei ab dem dritten Lebensjahr bis zur Vollendung des achten Lebensjahres höchstens noch 24 Monate Elternzeit genommen werden können (vgl. Familienportal des Bundesfamilienministeriums).

Die Geburtsurkunde, die u.a. das Geburtsdatum und das Alter des Kindes enthält, kann daher als geeigneter Nachweis dienen. Für die Personalabteilung ist außerdem überprüf- und feststellbar, ob der Mitarbeiter überhaupt (noch) Anspruch auf Elternzeit hat.

Und auch für Kinderkrankentage hilft es der Personalabteilung zu erkennen, ob solche dem Mitarbeiter noch zustehen. Laut dem Bundesministerium für Gesundheit steht jedem gesetzlich versicherten Elternteil zu, sich pro gesetzlich versichertes Kind für 30 Tage – insgesamt nicht mehr als 65 Tage – vom Arbeitgeber freistellen zu lassen und für diese Tage Kinderkrankengeld bei seiner Krankenkasse zu beantragen. Dies gilt jedoch nur für Kinder unter 12 Jahren.

Mit Vollendung des 12. Lebensjahres können demnach weder Kinderkrankentage genommen noch Kinderkrankengeld beantragt werden.

Ob und wie viele Kinderkrankentage dem*der Mitarbeiter*in (noch) zustehen, kann die Personalabteilung aber nur beurteilen, wenn sie die Anzahl der Kinder und die Geburtstage kennt.

In beiden Fällen lässt sich dies durch Vorlage der Geburtsurkunde nachweisen.

Bei Nutzung der Geburtsurkunde als Nachweis sollte mit Blick auf den Grundsatz der Datenminimierung Folgendes beachtet werden:

In Hinblick auf den Grundsatz der Datenminimierung im Datenschutzrecht sollten nur die Daten erhoben und verarbeitet werden, die zwingend erforderlich sind. Häufig wird eine Kopie der Geburtsurkunde von der Personalabteilung verlangt. Dies wird aus datenschutzrechtlicher Sicht häufig nicht notwendig sein. Ausreichend ist in der Regel vielmehr die Vorlage der Original- Geburtsurkunde oder eine entsprechende Kopie. Die Personalabteilung kann dann einen entsprechenden Vermerk in der Personalakte notieren, aus dem die Vorlage der Urkunde, der Vorname und das Geburtsdatum hervorgehen. In der Kopie können die Mitarbeiter*innen auch Daten schwärzen, die für die Vorlage nicht erforderlich sind, wie bspw. die Religionszugehörigkeit.

Hinweis:

Sollte ein persönliches Vorlegen aus bestimmten Gründen nicht möglich sein, kommt der Versand einer Kopie in Frage. Dann sollte darauf geachtet werden, vor Versand nicht erhebliche Daten zu schwärzen. Sollte der Versand per E-Mail erfolgen, sollte die E-Mail mindestens transportverschlüsselt sein, um sie vor dem Zugriff Dritter zu sichern. Die Personalabteilung muss den Mitarbeiter*innen aber die Wahl lassen, ob der Versand per Post oder per E-Mail erfolgen soll.

Nach Anfertigung des Vermerks durch die Personalabteilung sollte die erhaltene Urkundenkopie umgehend gelöscht bzw. geschreddert werden.

Schwangerschafts-Mitteilung an den Betriebsrat?

Bereits im April 2019 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass der Betriebsrat die Namen der schwangeren Mitarbeiterinnen unter bestimmten Voraussetzungen erfahren darf. Über die Entscheidung des BAG berichteten wir bereits hier.

Nach dem BAG ist Voraussetzung für einen Informationsanspruch „[…], dass überhaupt eine Aufgabe des Betriebsrats gegeben ist, und […], dass im Einzelfall die begehrte Information zur Wahrnehmung der Aufgabe erforderlich ist.“ Damit der Arbeitgeber das Vorliegen eines Auskunftsanspruchs nach § 80 Abs. 2 S. 1 BetrVG überprüfen kann, muss der Betriebsrat die betroffene Aufgabe als auch die Erforderlichkeit konkret bzgl. der zu überwachenden Ge- und Verbote begründen.

Liegt eine konkrete Begründung vor und erfüllt der Betriebsrat damit die Anforderungen, kann die schwangere Mitarbeiterin einer Mitteilung durch den Arbeitgeber nicht widersprechen.

Die Benennung des Namens stelle eine Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht aus dem Arbeitsrecht dar und sei vom Auskunftsanspruch des Betriebsrats aus § 80 Abs. 2 S. 1 BetrVG umfasst. Der Betriebsrat müsse für die Verarbeitung personenbezogener Daten schließlich auch Schutzmaßnahmen im Sinne des § 26 Abs. 3 S. 3 i.V.m. § 22 Abs. 2 BDSG treffen, um das Erforderlichkeitsprinzip zu erfüllen.

Fazit

Der Blogbeitrag bietet für Schwangere oder werdende Eltern einen kurzen und schnellen Überblick über die wichtigsten Fragen, die mit einer Schwangerschaft im Arbeitsverhältnis zusammenhängen können.

Die hier gegebenen datenschutzrechtlichen Hinweise nehmen zudem der einen oder dem anderen gewisse Vorbehalte bzgl. der Offenlegung der Schwangerschaft gegenüber dem Arbeitgeber oder der Vorlage der Geburtsurkunde in der Personalabteilung.

Mit den vorgenannten Infos kann aber auch etwas mehr Gewissheit hinsichtlich dem bestehen, was Arbeitgeber dürfen und was nicht, wenn die Schwangerschaft einer Mitarbeiterin bekannt wird.